Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Lastenhefts

Ein Lastenheft ist ein elementarer Bestandteil bei Kundenprojekten im ERP-Bereich. Es ist ein Anforderungskatalog oder auch Pflichtenheft, in dem zwischen der Agentur und dem Unternehmen dokumentiert wird, welche Spezifikationen im Projekt enthalten sein sollen und welche nicht. Als Grundlage für den Projektvertrag dient in der Regel eine Prozess- und Anforderungsanalyse in den einzelnen Fachabteilungen des Kunden. Bestandteile können Informationen zu den Zielen, Prozessen, Definition sein, aber auch der Preis, Rechnungs- und Zeitplan. Grundsätzlich können bei der Erstellung des Lastenhefts aber alle Details aufgenommen werden, die für einen erfolgreichen Projektabschluss benötigt werden.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wird erklärt, wie du ein Lastenheft erstellen kannst:

Schritt 1: Zuständigkeiten für das Lastenheft bestimmen

Ein Lastenheft kann im Unternehmen selbst erstellt werden oder es wird ein externer ERP-Berater damit beauftragt. Bei der Verfassung in Eigenregie sollten die verschiedenen Mitarbeiter aus den Fachabteilungen mitwirken. Es macht wenig Sinn, das Lastenheft für ein ganzes Projekt aufzusetzen. Die bessere Lösung ist, das Projekt auf mehrere Abschnitte aufzuteilen. Im Idealfall erstellt du jeweils eine eigene Lastenheft Vorlage für die verschiedenen Phasen im Projekt.

Schritt 2: Grundsätzliche Ziele im Lastenheft festhalten

Das Lastenheft muss viele Anforderungen erfüllen. Die Ergebnisse sowie der Prozess, mit dem die Projektziele erreicht werden sollen, müssen klar definiert werden. Der Aufbau sollte daher gut strukturiert, lösungsneutral und prozessorientiert sein. Dies kann in Form von einfachen Excel-Tabellen geschehen, aber auch umfangreiche Anforderungslisten, Protokolle und Fragenkataloge beinhalten. So wird sichergestellt, dass kein Prozess und Einzelschritt vergessen wird.

Schritt 3: Detailgrad des Lastenhefts beachten

Ein Lastenheft sollte sowohl von den internen Mitarbeitern, die sich täglich mit den Prozessen beschäftigen, als auch von externen Projektbeteiligten verstanden werden können. Dafür ist es nötig, den Detailgrad zu bestimmen. Der Zweck und Nutzen einzelner Aufgaben sollte deutlich gekennzeichnet werden. Rückfragen und Missverständnisse treten meistens bei einer zu oberflächlichen Beschreibung auf. Ein Lastenheft ist auf der anderen Seite aber auch nicht dafür da, um jegliche Eventualität abzudecken. Ein zu hoher Detailgrad kann dazu führen, dass die beteiligte Agentur die daraus entstehende Arbeitsmenge kaum noch bewältigt kann und der Nutzen so nicht im Verhältnis zum Aufwand steht. Es muss also ein guter Mittelweg bei dem Erstellen des Lastenhefts gefunden werden.

Schritt 4: Projektumfang im Lastenheft prognostizieren

Für den reibungslosen Projektablauf sollten Grundregeln für die Umsetzung festgelegt werden. Gemeinsame Erwartungen können mit Hilfe von Projektumfang-Erklärungen im Lastenheft dargestellt werden. Damit wird frühzeitig die Frage geklärt: „Was wird benötigt, um das Projekt ordnungsgemäß auszuführen?“. Dafür muss selbstverständlich klar sein, was im Projekt inbegriffen ist und was nicht. Um Interpretationsfehler zu vermeiden, sollte das ganze so einfach und verständlich wie möglich formuliert werden.

Schritt 5: Lastenheft mit potenziellen Agenturen besprechen

Nachdem das Lastenheft erstellt wurde, kann es an die Auswahl der richtigen Agentur gehen. Auf Grundlage der Antworten auf die definierten Anforderungen können ERP-Systeme und Leistungen miteinander verglichen werden und eine Vorauswahl potenzieller Lösungen getroffen werden. Erfüllt ein Anbieter die Bedingungen des Lastenhefts folgt das Pflichtenheft. Die Agentur zeigt darin seine technischen Lösungen für die einzelnen Anforderungen auf. Das auf Grundlage des Lastenhefts erstellte Pflichtenheft stellt dann die vertragliche Grundlage der Zusammenarbeit dar.

Fazit

Ein Lastenheft schreiben ist also elementar für den reibungslosen Ablauf eines ERP-Projektes. Nur durch das genaue Protokollieren aller wesentlichen Aufgaben und Prozessen wissen alle Beteiligten was, wie und wann zu tun ist. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Lastenheft-Erstellung bietet dabei eine Hilfestellung, die genauen Bestandteile muss allerdings jedes Unternehmen für sich selbst definieren.