Professionelle Bürosoftware

Mit der weltweiten Vernetzung und der weitgehenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat Büroarbeit einen tiefgreifenden Wandel erfahren. Bis nach der Jahrtausendwende war der Büro-PC noch bessere Schreibmaschine und Datensenke für manuelle Dateneingabe. Vernetzung über das Firmennetzwerk hinaus wurde – wenn überhaupt – durch Großrechneranbindung und Terminalemulation geleistet.

Solche Insellösungen und proprietäre Datenformate sind im Internet-Zeitalter nicht mehr zeitgemäß.

Anforderungen an zeitgemäße Bürosoftware – Kompatibilität und Durchgängigkeit

Datenbestände werden im heutigen Büroalltag von Sachbearbeiter/innen und Kundenbetreuer/innen genutzt und sind zeitgleich in Internetpräsenzen und Shops online. Bürosoftware muss diesen Anforderungen genügen. Sie muss standardisierte Datenschnittstellen nahtlos nutzen können. Dokumente müssen in Dateiformaten vorliegen, die Durchgängigkeit fördern.

Aus dem Ansatz von Auszeichnungssprachen wie HTML heraus hat sich XML (Extensible Markup Language) als de-facto Standard zum Austausch von Daten und datenzentrischen Arbeitsdokumenten etabliert. Zur Finalisierung und zum dokumentenechten Schriftverkehr ist das PDF (Portable Dokument Format) das Maß der Dinge für professionelle Bürosoftware.

XML in Office-Anwendungen

XML ist ein vom World Wide Web Konsortium W3C verwalteter offener Standard. Auf Basis der minimalen, genormten Syntax von XML ist ein breites Spektrum von XML-Dialekten entstanden. Bei Bedarf können XML-Dokumente in verschiedenen Dialekten – unter Nutzung genormter, offener Programmierschnittstellen – ineinander konvertiert werden.

All diese Formate haben eins gemein: Sie sind textbasiert und damit im Gegensatz zu proprietären Binärformaten von Menschen lesbar.

Der Marktführer Microsoft bindet XML standardmäßig auch in Produkten wie Office 2021 Home and Student ein. Damit erfreut sich XML auch in Forschung und Lehre generischer Verbreitung.

Von Microsoft wurde die XML-Adaption als Ergänzung der ursprünglichen proprietären Dateiformate eingeführt. Zum MS Word Format (Dateiendung .doc) kam die XML-Variante hinzu (Dateiendung .docx). Für MS Excel Spreadsheets (proprietäre Dateiendung .xls) kam ebenfalls ein XML-Dialekt hinzu (Dateiendung .xlsx).

Durch diese Zweigleisigkeit wird gewährleistet, dass alte Daten- und Dokumentbestände weiterhin unterstützt werden. Die Dokumente können aber bei Bedarf in das neue XML-Format konvertiert werden. Dazu genügt ein Speichern unter samt Auswahl des neuen (XML-)Dateityps.

PDF zum Finalisieren von Dokumenten

Mit Bürosoftware sollen Dokumente erstellt und bis zur Finalisierung bei Bedarf geändert werden. Die Möglichkeit zu Änderung des Dokumenteninhalts ist aber nach Finalisierung eines Dokuments nicht mehr gewünscht. Empfänger einer Rechnung oder eines digitalen Angebotes sollen das Dokument nicht mehr ändern können.

Für diesen Anwendungsfall hat sich PDF etabliert. Ursprünglich von Adobe entwickelt, ist PDF heute ein von der Internationalen Organisation für Normung ISO verwalteter offener Standard.

Als E-Mail-Anhang, als Format für Assets zum Herunterladen von Websites, als Format für autoritative Einreichung zum Lektorat und QS – das PDF ist aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken.

Professionelle Bürosoftware muss deshalb PDF als Exportformat unterstützen.

Zwar lässt sich mit virtuellen PDF-„Druckern“ (genauer: Druckertreibern) jedes aus einer Software heraus druckbare Dokument in ein PDF-Format überführen. Hoher Qualitätsanspruch und volle Ausnutzung der Möglichkeiten von PDF hingegen bedingen native Unterstützung durch die Bürosoftware selbst.