Google Drive – Einfache Zusammenarbeit an Dokumenten

Ein Projekt, viele Beteiligte – wie bekommt man dabei am besten alles unter einen Hut und behält zudem die Übersicht? Die Antwort ist recht einfach, Cloud Dienste wie zum Beispiel Google Drive helfen dabei ein Projekt mit vielen Beteiligten, die womöglich alle an ganz verschiedenen Orten Leben, zu organisieren.

Der große Vorteil von Cloud Diensten wie Google Drive ist es, dass viele Benutzer ein und dasselbe Dokument berabeiten können, der Anbieter aber jeden Arbeitsschritt speichert und somit Nachvollziehbar macht.

Bei Google Drive muss, um ein Dokument gemeinsam zu bearbeiten, dieses nur vom Ersteller geteilt werden. Das kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen. Zum einem kann der Besitzer des Dokumentes die Mail Adresse des Mitarbeiters eingeben. Dieser erhält dann eine automatische EMail mit einem Link zum Dokument. Oder aber der Besitzer sendet selbst den von Google Drive erstellten Link via Mail an seinen Mitarbeiter.

Rechte verwalten in Google Drive

Rechte bei Google Drive einstellen

Damit ein Dokument nicht durch unerlaubten Zugriff geändert wird, sollte man vor dem Teilen der Unterlagen immer auf die angegebenen Rechte schauen. Wenn Mitarbeiter ein Dokument zwar lesen, aber eben nicht bearbeiten sollen müssen die Rechte zwingend dementsprechend gesetzt werden, sonst erlebt man – ähnlich wie bei dem Kinderspiel „stille Post“ – unter Umständen eine böse Überraschung am Ende.

Einfache Bedienung von Google Drive

Wie alle Google Podukte ist auch Google Drive auf eine einfache Bedienung ausgelegt. Die meisten Funktionen kennt man aus dem Umgang mit zum Beispiel Word, oder jedem anderen Office Programm. Die kleinen Besonderheiten die das Dokument zu einem Cloud Dokument machen sind fix erlernt.

Der riesen Nachteil bei Google Drive, alle Google Dienste die man benutzt sind miteinander verbunden. Der von Google bereitgestellte kostenlose Speicherplatz von 15GB verteilt sich also auf zum Beispiel Google Mail, Drive und Foto.

Ist der Speicherplatz voll muss entweder gelöscht werden, oder für relativ viel Geld mehr Speicher erworben werden. Aus diesem, nicht ganz unwichtigem Grund lohnt sich von Anfang an der Blick auf einen anderen Cloud Anbieter.

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Eine Antwort

  1. Februar 2, 2017

    […] das bei Google Drive schon anders aus. Immerhin schreibt Google in den Datenschutzbestimmungen von Google Drive das Informationen für die bereitstellung von Suchergebnissen und Werbung genutzt […]